Die beste Ausgaben-Tracking-Software von 2016

Diese Geschichte erschien ursprünglich auf PCMag

Wenn sich ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen (SMB) in den roten Zahlen oder in der Nähe davon befindet, gibt es zwei mögliche Wege, um zurück zu kommen auf der Strecke, kurz vor seinem Besitzer, der im Lotto gewinnt. Beherrschen Sie die zwei größten steuerbaren Werbebuchungen im Budget: Gehälter und von Mitarbeitern initiierte Ausgaben. Gehaltskürzungen oder Personalentlassungen sind extreme Maßnahmen, die möglicherweise keinen Sinn ergeben, da die meisten KMUs mit schlanken Geschäftsplänen arbeiten.

Die zweite Option ist die weitaus einfachere Wahl. Die Cloud mit ihren zahlreichen Software-as-a-Service (SaaS) -Produkten zur Kostenerfassung, -verfolgung und -verwaltung macht die Kontrolle der vom Mitarbeiter verursachten Geschäftskosten wesentlich attraktiver. Warum warten, bis Sie nicht schlafen können? Öffnen Sie die Ausgabenbücher und finden Sie eine Lösung.

Erste Schritte

Bevor Sie eine SaaS-Spesenberichts-Softwarelösung auswählen können, müssen Sie Ihr Unternehmen kennen. Liegt es in den Vereinigten Staaten? Macht es internationale Geschäfte? Was ist mit der Belegschaft? Ein guter Anfang ist eine gründliche Prüfung, wie viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Ausgaben für die Erstattung von Reisekosten, Geschäftsessen und sogar Bürobedarf einreichen. Was sind diese durchschnittlichen Ausgaben? Sind sie vernünftig oder denken Sie, dass Individuen davon profitieren? Erstellen Sie eine Organisationskarte mit der Berichts- / Überwachungsstruktur. Das klingt vielleicht nach Overkill, aber es wird ins Spiel kommen, wenn Sie eine Multitier-Zustimmungsfunktion benötigen. Verwenden Sie diese Informationen, um lose Richtlinien und Regeln basierend auf dem Standort, den Unternehmensdurchschnitten und dem, was Sie für angemessen halten, zu erstellen.

Sehen Sie sich als Nächstes die Technologie- und Buchhaltungssoftware an, die Ihr Unternehmen verwendet, und fügen Sie diese Ihrer unverzichtbaren Business Intelligence hinzu (BI) Daten. Es ist wichtig, die Lernkurve der Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten, damit sie mit minimalen Hirnschäden und zusätzlichen Kosten für das neue Produkt auf dem neuesten Stand sind. Das letzte, was Sie sehen möchten, ist eine Rechnung für ein neues Telefon, auf dem Ihre genehmigte Plattform läuft, weil das ursprüngliche Gerät des Mitarbeiters nicht vorhanden war.

Wenn beispielsweise die meisten Ihrer Mitarbeiter Windows-Telefone verwenden, können Sie Produkte übersehen, die nur mobile Apps für iPhone und Android haben. Wenn Ihre mobilen Mitarbeiter iPhones oder Android-basierte Smartphones verwenden, haben Sie Glück, da die meisten SaaS-Produkte Apps für diese Plattformen haben. Auf der Finanzseite, verwendet Ihr Buchhalter und CPA QuickBooks Online Plus, Salbei, Xero Standard oder Intacct? Wählen Sie ein Produkt, das in Ihre vorhandene Software integriert wird; Sie werden es Ihnen danken.

Das Zeug zu einem guten Produkt

Es ist nicht einfach, ein großartiges SaaS-Kostenberichts- und -verfolgungsprodukt aufzubauen. Es muss mindestens zwei Herren dienen: die Finanzabteilung und der Angestellte. Um dies zu erreichen, müssen Sie eine genaue Spesenabrechnung erstellen, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien einhalten und eine zeitnahe Vergütung der Mitarbeiter bereitstellen. Das Ergebnis der Bereitstellung eines dieser Produkte ist häufig eine gesteigerte Produktivität und Zusammenarbeit, eine geringere Häufigkeit von kontradiktorischen Beziehungen und messbare, erhebliche Kosteneinsparungen.

Eine der wichtigsten Produktanforderungen einer Finanzabteilung ist, dass sie die Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Standards fördert Handlung. Dieses Gesetz richtet sich gegen Kostenüberschreitungen bei Mitarbeitern und verhängt drakonische Strafen für Unternehmen, denen effektive interne Kostenkontrollen fehlen. Aus diesem Grund muss das Produkt, das Sie auswählen, über umfassende und anpassbare Richtlinien, Regeln und Möglichkeiten zur Freigabe von Berechtigungen verfügen. Eine weitere Top-of-Mind-Fähigkeit ist die Datenspeicherung für mindestens sieben Jahre, wie vom Internal Revenue Service (IRS) gefordert. Daten müssen verfügbar sein, um einen vollständigen Prüfpfad zu erstellen, sollte die Anfrage erfolgen. Die Integration von Buchhaltungssoftware ist ein weiteres Muss, damit Berichtsdaten automatisch in den Kontenplan des Unternehmens eingeklappt werden können. Es ist wichtig, dass sowohl die Finanzabteilung als auch die Mitarbeiter Ausgaben einreichen, damit die Benutzeroberfläche des Produkts in der lokalen Sprache des Benutzers verfügbar ist. Es sollte auch in der Lage sein, Spesen in Währungen abzulegen, die das Unternehmen und die Angestellten verwenden, sei es USD, Euro oder Yen.

Auf der mobilen Seite brauchen Benutzer Einfachheit in ihrer Smartphone-App, aber Einfachheit, die das maximale Niveau liefert Leistung in so wenigen Tastenanschlägen wie möglich. Benutzer sollten in der Lage sein, Bilder zu erfassen, so viele spezifische Daten wie möglich aus diesen Bildern zu gewinnen, Ausgaben manuell einzugeben und ihre Spesenabrechnung zu erstellen und anschließend zur Genehmigung einzureichen. Wenn man diesen Schritt weiter geht, fließt der End-to-End-Prozess reibungsloser, wenn Produkte Kosten von den Kreditkarten der Benutzer in Anspruch nehmen und die Rückerstattung auf bestimmte Bankkonten ermöglichen.

Unter dem Strich

habe ich eine Kombination von Demo-Websites getestet und kostenlose Tests in den fünf SaaS-Spesenberichts-Softwarelösungen in dieser Übersicht. Die kostenlosen Tests gaben mir eine bessere Vorstellung von der Komplexität der Einrichtung und den Problemen, die ein normaler Kunde erfahren würde. Ich betrachtete die Produkteigenschaften, die Web- und mobilen Schnittstellen der Software, die Einrichtung und die Benutzerfreundlichkeit, um einen Gesamteindruck zu erhalten, bevor die Endanwender-Punkte wie Kamerabilderfassungsqualität, Geschwindigkeit der Bildanalyse und Effizienz der Spesenabrechnung und -freigabe festgelegt wurden .

Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist die elektronische Umwandlung von getippten, handschriftlichen oder gedruckten Textbildern in maschinencodierten Text. Die vier Produkte, die ich mit OCR getestet habe - Certify Now, Concur ExpenseIt und Concur Expense, ExpensePath und Xpenditure Small Business - reduzieren die Anzahl der erforderlichen manuellen Dateneingabe. Abacus verwendet Geo-Location-Technologie, die Restaurants usw. empfiehlt, um Benutzern zu helfen. Das heißt, die Produkte, die die meisten Daten von Belegbildern liefern, sind Certify Now und Xpenditure Small Business, die beide unsere Editors 'Choice enthalten. ExpensePath zieht keine Währungsbeträge oder Datumsdaten ein. Concur ExpenseIt und Concur Expense verfügen über eine raffinierte blaue Bildschirmüberlagerung, um das Umgebungsgeräusch zu reduzieren.

Ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl von SaaS-Ausgabenberichts- und -verfolgungssoftware berücksichtigt werden muss, ist die Zeit, die der Server zur Analyse oder Verarbeitung des Bildes benötigt in brauchbare Daten. Certify Now gewinnt hier, Xenditure Small Business nimmt etwas mehr Zeit in Anspruch. Es ist wichtig, die Produkte zu den Hauptgeschäftszeiten zu testen, um sicherzustellen, dass dies tatsächlich eine zeitsparende Funktion ist.

Insgesamt sind die mobilen Schnittstellen von Certified Now und Xpenditure Small Business am einfachsten zu verwenden, um Spesenberichte zu erstellen, obwohl Abacus knapp dahinter steht. Abacus bietet auch ein cooles, textähnliches internes Kommunikationswerkzeug, das keiner der anderen Teilnehmer hatte, und es bietet den schnellsten Weg für die Rückerstattung.

Aus finanzieller Sicht hat Xpenditure Small Business die größte Auswahl an Buchhaltungssoftware Integrationen und verfügt über die besten internationalen Umweltfunktionen. Certify Now und Concur ExpenseIt und Concur Expense kommen in dieser Hinsicht nahe. Abacus ist nur für Unternehmen verfügbar, die in den USA geschäftlich tätig sind, und alle Teilnehmer verwalten den Datenspeicher für den erforderlichen Zeitraum von sieben Jahren, wenn nicht länger.

Aus Sicht des Endanwenders binden sich Certify Now und Xpenditure Small Business an Die Wahl der Redakteure aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer einfachen, aber hochentwickelten Schnittstellen, die für eine breite Palette von mobilen Plattformen verfügbar sind. Auf der Finanzseite sind ihre Richtlinien- und Regelsetzungsfunktionen am umfassendsten.

Die Preisgestaltung ist wettbewerbsfähig, obwohl Xpenditure Small Business hier aufgrund der Setup-Gebühr von Certify die Zertifizierung durchmacht. Während Concur ExpenseIt und Concur Expense kühle, erfahrene und voll ausgestattete Spesenmanagementdienste anbieten, verlieren sie an Boden, weil es so schwierig war, Wert zu ermitteln, ohne Transparenz bei den Preisen zu haben. Sie können jedoch ein großer Wert für ein schnell wachsendes KMU sein, also, nicht übersehen, wenn Sie ein SMB haben.

Jedes dieser Produkte wäre eine gute Wahl je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen, obwohl die Kombination der Benutzerfreundlichkeit , Kosten-Funktionalität und Preis gaben Certify Now und Xpenditure Small Business die Krawatte für unsere Editors 'Choice. Wählen Sie einen Service, der erschwinglich und einfach zu bedienen ist und sich mit Ihrem Unternehmen skalieren lässt. Sie müssen die Entscheidung auf der Straße nicht mehr wiederholen.