3 Wege Ihre Zeit zu managen und Produktivität zu steigern

Ich hatte ein großes Problem: Ich sagte Ja zu jeder Gelegenheit, die mir kam. Ich weiß, dass ich nicht die einzige Person bin, die das macht. Schließlich bemühen sich viele Unternehmer, alles zu erreichen, was sie können. Auf dem College wurde uns gesagt, dass die Übernahme von "mehr" unser Potenzial für einen guten Job und mehr Geld maximieren würde. Wir alle streben nach mehr.

Aber irgendwann kommen wir alle an unsere Grenzen und brennen schließlich aus. Das Ergebnis? Wir verlieren Schwung und unsere Bemühungen machen sich selbst zunichte. Ich stand vor demselben Problem, bis ich eine Zeitmanagementmethode herausfand, die tatsächlich funktionierte. Es half mir, die Aufgaben zu erfüllen, die ich für mich selbst aufstellte, und gewährte auch Zeit für persönliche und familiäre Vorteile.

Ich habe schnell gelernt, dass es drei wichtige Schritte für ein besseres Zeitmanagement gibt. Sie sind keine schnellen Fixes oder Schritte, die Sie einfach aus einer Liste streichen können. Wie jede echte Lösung benötigen sie eine langfristige Konsistenz.

1. Definieren Sie Ihren Arbeitsstil.

Paul Graham, Mitbegründer von Y Combinator, spricht über den Maker vs. Manager-Zeitplan. Viele Menschen glauben, dass alles, was sie tun müssen, um produktiv zu bleiben, Zeitblöcke sind, um an bestimmten Aufgaben zu arbeiten. Aber nicht jeder kann seine Ziele mit den gleichen Mitteln der Planung erreichen.

Graham schlägt vor, dass es zwei Arten von Führern und Unternehmern gibt. Der erste Typ funktioniert im "Manager" -Termin. Diese Menschen gedeihen, wenn sie ihren Tag in einstündigen Blöcken planen. Warum funktioniert das für sie? Denn laut Graham ist ihr Arbeitsstil "... im traditionellen Terminkalender verkörpert, wobei jeder Tag in einstündige Intervalle unterteilt ist."

Ein Manager-Tag ist voller Meetings, Anrufe, Besorgungen und kleiner Aufgaben . Aber ein "Macher" bringt mit dieser Arbeitsweise nicht viel. Ein Hersteller ist jemand wie ein Schriftsteller oder ein Entwickler, der große Zeitblöcke braucht, um ein Projekt zu verwirklichen. Für einen Hersteller ist ein Treffen mitten am Tag ein Ärgernis. Es schneidet den Arbeitsfluss dieser Person ab und zerstört sehr schnell seinen Fokus.

Sind Sie ein Manager oder ein Hersteller?

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2. Entwickeln Sie Ihre Zeitplanvorlage.

Sobald Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil verstanden haben, müssen Sie einen Zeitplan für sich selbst erstellen. Wenn Sie ein Manager sind, folgt Ihr Tagesablauf im Wesentlichen dem gleichen Format:

  • 9 Uhr E-Mail-Nachrichten überprüfen
  • 10 Uhr Meetings und Anrufe einplanen
  • 11 Uhr Besprechung abhalten
  • 12 Uhr Mittagessen.
  • 13 Uhr Anrufe tätigen.

Und so weiter und so fort. Aber als Hersteller arbeitet Ihr Zeitplan wöchentlich oder manchmal sogar monatlich. Sie arbeiten nicht, um kleine Aufgaben zu erledigen. Du arbeitest, um Projekte abzuschließen.

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Führungstrainer Kendra Kinnison schlägt vor, Blöcke in deinen Stundenplan einzufügen für das, was in deinem Leben wirklich Pflicht ist. Dazu gehören wichtige Besprechungen, Mittagessen, Bewegung, Schlaf, Familienzeit - alles, was nicht verworfen werden kann.

Sie empfiehlt dann, kritisch über diese Blöcke nachzudenken und zu entscheiden, ob es für Sie vorteilhaft wäre, bestimmte Aktivitäten in einem Tag zu gruppieren . Zum Beispiel, wenn Sie ein Unternehmer sind, der ein Meister im Herzen ist, wäre es vielleicht am besten, alle Ihre Meetings an einem Tag zu erledigen. Das macht den Rest der Woche frei, um an anderen Verantwortlichkeiten zu arbeiten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die tatsächliche Zeit verfolgen, die Sie mit der Arbeit an Ihren selbst zugewiesenen Aufgaben verbringen. Wenn du viel länger brauchst, um etwas zu beenden, als du dir vorgenommen hast, musst du vielleicht überdenken, warum. Wurdest du während der Arbeit abgelenkt? Oder hat die Aufgabe wesentlich mehr Aufwand erfordert als ursprünglich geplant?

3. Bereiten Sie sich auf ungeplante Ereignisse vor.

Die Planung Ihres Tages oder Ihrer Woche ist einfacher gesagt als getan. Es ist fast unvermeidlich, dass ungeplante Ereignisse drohen, Sie zu entgleisen. Der Trick ist, sich auf das Ungeplante vorzubereiten. Meine eigenen geplanten "Maker Momente & rdquo; Oft werden sie von Kollegen unterbrochen, deren Fragen sofortige Antworten erfordern. Ich plane jede Stunde während der Maker-Zeit eine schnelle Pause von fünf oder zehn Minuten. Die Leute wissen, dass sie mich während dieser kleinen Pausen erreichen können, aber in der restlichen Zeit werde ich mich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Planen Sie Bürozeiten für sich selbst ist eine andere Option. Eugene Woo, CEO von Venngage Infographics, sagt, er weiß, dass er morgens und nachmittags am produktivsten ist. Er plant seine Bürozeiten von 17 bis 18 Uhr. Erst nach dem Arbeitstag haben die Leute die Möglichkeit, mit ihm über alle Belange zu sprechen.

Dieselbe Strategie gilt auch für Ablenkungen wie das Beantworten von E-Mails oder Pings. Wenn Sie an einem bestimmten Tag eine Menge E-Mails erhalten, kann die Beantwortung der einzelnen E-Mails Ihre Produktivität beeinträchtigen. Legen Sie eine bestimmte Zeit fest, um alle Ihre E-Mails auf einmal zu beantworten. Ich empfehle, eine Stunde entweder zu verbringen, sobald Sie ins Büro kommen oder am Ende des Tages.

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Wenn Sie Zeit verbringen, introspective über warum Sie aren sind Wenn du nicht so produktiv bist, wie du gerne wärst, öffnest du dich, um zu entdecken, was für dich arbeiten kann und wird. Ob Sie ein Hersteller oder eine Krippe sind, sollten Sie darüber nachdenken, welche Gewohnheiten Ihre Produktivität verbessern und welche Gewohnheiten sie behindern. Nur dann werden Sie wirklich in der Lage sein, Ihre Produktivität zu steigern und Ja zu mehr Möglichkeiten zu sagen.