3 Bewährte Möglichkeiten, mit E-Mail-Überladung fertig zu werden

Lassen Sie uns Seien Sie ehrlich, E-Mail ist sowohl ein Segen als auch ein Fluch. Es hält uns mit Freunden, Familie und Kunden in Verbindung, aber es ist auch eine extreme Ablenkung von unseren täglichen Zielen, Pflichten und Verantwortlichkeiten.

Laut einem Bericht des McKinsey Global Institute 13 Stunden oder 28 Prozent unserer Arbeitswoche verbringt das Lesen, Löschen, Sortieren und Versenden von E-Mails. In den 90er Jahren, als die E-Mail populär wurde, freuten sich die Leute darauf, ihre Post zu öffnen. Aber wir leben nicht mehr in der glückseligen "You've Got Mail & rdquo; Epoche. Heute ist unsere Beziehung mit E-Mail bestenfalls frustrierend. Es kontrolliert uns, aber wir sollten es kontrollieren.

Es gibt Gründe, warum wir uns dazu inspirieren lassen, uns abzulenken und Wege zu bewältigen. So können Sie die Überlastung von E-Mails verringern und Zeit für produktivere Aktivitäten einplanen.

Zugehörige: Die einzige E-Mail-Vorlage, die Sie brauchen, um diese entscheidende Einführung zu erhalten

1. Halten Sie Ihre geschäftlichen und persönlichen Konten getrennt.

"E-Mail löst einen Teil des Gehirns aus, den ich" Lotterie-Gehirn "nenne" & rdquo; sagte die Psychotherapeutin Nancy Coller. "Es ist der Teil des Gehirns, der den Gedanken / die Hoffnung / den Glauben hervorbringt, dass Wunder geschehen können und speziell für uns persönlich. Es inspiriert Hoffnung und ein Gefühl der Möglichkeit, solange diese Hoffnung auch durch proaktive Handlungen in unserem Verhalten unterstützt wird. "

Was Sie in Ihrer E-Mail-Lotterie erwarten, ist, dass" Ticket gewinnen ". Das kann alles sein, von einem Zeugnis für gute Arbeit bis hin zu einem neuen Vertrag, obwohl die meisten E-Mails, wie nicht gewonnene Lottoscheine, einfach verworfen werden können.

Richten Sie separate E-Mail-Konten für geschäftliche Konten und persönliche oder Junk-E-Mails ein Konten. Sie möchten beispielsweise, dass alle Ihre geschäftlichen E-Mails über Ihre Website und alle Ihre persönlichen E-Mails durch ein Google Mail-Konto geleitet werden.

Nachdem Sie alle Ihre Konten einmal überprüft haben, deaktivieren Sie Ihre E-Mail- und Social Media-Benachrichtigungen. Überprüfen Sie die E-Mail in vorher festgelegten Intervallen während des Tages. Versuchen Sie nicht, E-Mails zu überprüfen, bevor Sie zu Bett gehen, wenn Sie regelmäßig schlafen und eine gute Nacht schlafen wollen.

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2. Nur senden und bei Bedarf antworten

Je mehr E-Mails gesendet werden, desto mehr Nachrichten erhalten Sie. Deshalb ist es wichtig sich selbst zu fragen, "Ist diese Nachricht wirklich notwendig?"

Hier sind einige andere zeitsparende Tipps: Vermeide es, jemandem zu danken, der dir gedankt hat. Widerstehen Sie dem Drang, & quot; antworten Sie alle & rdquo; wenn Sie eine Gruppen-E-Mail erhalten. Und ändern Sie die Betreffzeile, wenn Sie Diskussionsthemen ändern.

Führen Sie eine Woche lang ein Protokoll darüber, wie oft Sie die E-Mail-Nachrichten während des Tages überprüfen. In der folgenden Woche sollten Sie es weniger kontrollieren. Beachten Sie, wenn Sie den Drang haben und bewusst wählen, nicht nachzugeben. Sie könnten nur gelangweilt sein. Je mehr Bewusstsein Sie haben, desto besser können Sie diesen Drang kontrollieren.

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3. Gehen Sie auf eine E-Mail-Diät.

Um bei allem einen guten Job zu machen, brauchen wir unsere volle Konzentration, und wenn wir uns alle fünf Minuten von der Arbeit trennen, um die E-Mails zu überprüfen, kann das Ihre Aufgabe völlig entgleisen. Eine Studie der Universität von Kalifornien Irvine berichtet, dass, obwohl 82 Prozent aller unterbrochenen Arbeit am selben Tag wieder aufgenommen wird, es durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden dauert, um zu der Aufgabe zurückzukehren.

Nutzen Sie die Kraft der Zeitblockierung um wichtige Aufgaben ohne Unterbrechung zu erledigen. Markieren Sie ununterbrochene Zeitblöcke in Ihrem Kalender, die bestimmten Aufgaben zugewiesen sind, und überprüfen Sie keine E-Mails oder erlauben Sie keine Unterbrechungen während dieser Zeitblöcke.

Obwohl es nur ein paar Minuten dauern kann, um die E-Mails zu prüfen, sind diese scheinbar klein Ablenkungen können sich während Ihres Arbeitstages wirklich addieren. Stellen Sie einen Timer ein und erlauben Sie sich nur 15 Minuten, die E-Mail mehrmals am Tag zu überprüfen. Fahren Sie dann mit der nächsten Aufgabe fort.

Je mehr Sie sich der Zeit-Diebstahl-Effekte der E-Mail bewusst werden, desto weniger werden Sie geneigt sein, Ihren Arbeitstag zu überschatten.